Hotel i agencja eventowa – rozmowa z Katarzyną Filar
Duża konferencja lub event potrafią szybko zrealizować założony budżet w hotelu, dlatego warto wiedzieć jakie są oczekiwania agencji eventowej odnośnie współpracy z naszą branżą. Co wpływa na decyzję o wyborze hotelu? Jakich błędów unikać? O tym rozmawiam z Katarzyną Filar z agencji Deep Grey.
Krzysztof Stęplowski, Marketinghotelu.pl: przejdźmy od razu do konkretów – czy może Pani wskazać trzy najważniejsze cechy hotelu, jakie najczęściej decydują o wyborze?
Katarzyna Filar, agencja Deep Grey:
To nie takie oczywiste, bo dużo zależy od klienta i jego oczekiwań, ale też od rodzaju spotkania, jakie organizujemy. Czego innego oczekujemy od hotelu na integrację, czy galę, a zupełnie czego innego potrzebujemy na szkolenie. Kryteria, które bywają decydujące to wielkość hotelu, ilość hotelowych gwiazdek, atrakcje hotelowe i okolica, w jakiej się znajduje.
Czy mówiąc o okolicy ma Pani na myśli ilość atrakcji w regionie, czy może łatwość dojazdu do obiektu? W jaki sposób czerpie Pani wiedzę na temat lokalizacji i okolicy?
Jedno i drugie. Lokalizacja jest istotna ze względu na czas, jaki spędzimy w podróży. Często to klient określa, ile maksymalnie chce poświęcić na dojazd i w takim obrębie szukamy miejsca docelowego.
Okolica natomiast jest istotna zarówno ze względu na wizualny aspekt naszego pobytu, jak i to, czy uda nam się zrealizować w danym miejscu to, co zaplanowaliśmy. Pomagają w tym informacje o atrakcjach, które znajdziemy na stronie danego hotelu, jak również informacje znalezione w Google.
A jeśli chodzi o sam kontakt z hotelem? Jakie aspekty mogą mieć znaczenie podczas podejmowania decyzji o rezerwacji? Czy miała Pani sytuacje, w których to szybkość otrzymania oferty, jej wygląd, przejrzystość lub kontakt z działem sprzedaży decydowały o rezerwacji?
W naszej branży bardzo istotny jest czas. Zdarza się że oferta, którą otrzymamy dzień później niż się na nią z hotelem umawiamy, nie będzie już brana pod uwagę.
Sam wygląd oferty nie jest tak istotny jak jej zawartość. Bardzo często hotele nie czytają dokładnie zapytania, które otrzymały i wysyłają swoje standardowe kosztorysy, które nie odpowiadają wymaganiom. Wydłuża nam to pracę o kolejny dzień, bo musimy wrócić do takiego sprzedawcy i wypytać o to, czego nie wziął pod uwagę.
Dobry kontakt z przedstawicielem hotelu to podstawa tego, żeby treść naszej prezentacji dla klienta była bardziej atrakcyjna.
Cofnijmy się do momentu, w którym szuka Pani obiektu na konkretny event. W jaki sposób najczęściej przebiega ten proces? Czy jest to po prostu Google, czy może korzysta Pani z serwisów konferencyjno – eventowych? A może najważniejsza jest własna baza hoteli, z którymi miała już miejsce dobra współpraca?
Zaczynamy zawsze od własnej bazy, sprawdzając czy znane nam hotele spełnią wymagania. Dobra współpraca zostaje w pamięci i tym chętniej tam wracamy, wiedząc co zastaniemy na miejscu.
Oczywiście skłamałabym mówiąc, że nie korzystamy z Google, jest to często bardzo sprofilowane wyszukiwanie. Serwisy konferencyjno-eventowe rzadko, z uwagi na małą ilość informacji, które dodatkowo bywają nieaktualne.
Czas pomiędzy eventami chętnie wykorzystujemy na odwiedzanie nowych miejsc, żeby tę naszą bazę własną powiększać. Coraz częściej dobrą praktyką hoteli są zaproszenia na zwiedzanie, po których wiedza o miejscu przestaje być teoretyczna.
Wspomniała Pani o sprofilowanym wyszukiwaniu Google. Czy chodzi o stosowanie bardziej szczegółowych fraz niż tylko „hotele + miasto” lub „hotele + region”?
Nasze eventy bardzo się od siebie różnią, ale szukając miejsca docelowego każdorazowo mamy już jakąś wizję. Analogicznie do potrzeby, poza lokalizacją szukamy odpowiedniego standardu (ilość gwiazdek), SPA, konkretnej atrakcji hotelowej, czy designu, który będzie pasował do estetyki wydarzenia.
A jak rozwinie Pani kwestię “dobrej współpracy”, o której również Pani wspomniała? Jakie działania lub decyzje hoteli są mile widziane przez organizatorów eventów? Które zostają w pamięci?
W relacji agencja eventowa – hotel, zderzają się dwa światy. Z jednej strony my, czyli szybkie reakcje na zastane problemy, czy nagłe awarie, najlepiej tak żeby klient tego nie odczuł, a z drugiej hotel, który bywa mocno zamknięty w swoich ramach. Bardzo ważna w tego rodzaju współpracy jest elastyczność hotelu i możliwość odejścia od schematów.
Czasem będą to tylko obrusy, które trzeba szybko zmienić, bo coś zauważyliśmy, innym razem schowanie stałej dekoracji, czy wprowadzenie innego alkoholu. Im więcej detali do siebie pasuje, tym bardziej wydarzenie zostanie zapamiętane.
Zdarzają się i takie zaskoczenia, że przedstawicielka hotelu, której kilkukrotnie odmówiłam spotkania, postanowiła wyjść poza wspomniany schemat i odwiedzić mnie na jednym z naszych eventów. Wilk syty i owca cała, następnego dnia dostała ode mnie zapytanie.
Szukając obiektów na event trafia Pani na ich strony internetowe? Jak je Pani ocenia? Czego najczęściej na nich brakuje, z czym są problemy?
Najczęściej brakuje informacji o liczbie pokoi, dobrych zdjęć, których i my potrzebujemy do prezentacji obiektu, czy informacji o dostępnych atrakcjach hotelowych. To taka podstawa, która idzie na pierwszy ogień.
Niestety jeżeli obiekt nie przykłada uwagi do swojej wizytówki, jaką jest strona internetowa, czyli często ten nasz pierwszy kontakt, rodzi się pytanie, na co jeszcze przy okazji współpracy nie zwróci uwagi? Czy estetyka samego miejsca również jest mu obojętna? Tu nie mówię o braku kilku zdjęć, tylko o stronach, które zatrzymały się w czasie i zniechęcają.
Wspomniała Pani o hotelu, którego przedstawicielka „złamała schemat” znajdując Panią podczas jednego z eventów. Czy docierają do Pani jakiekolwiek inne, również standardowe działania marketingowe hoteli? Newslettery, reklamy display, telefony z ofertami eventowymi? Jeśli tak – jak je Pani ocenia?
Do mnie osobiście wracają te hotele, które kiedykolwiek o coś wcześniej pytałam, przypominając o sobie w ten sposób. Jeśli trafią w dobrym momencie, bywa, że zwracam się do nich z jakimś zapytaniem. Myślę, że to też jest ważne, aby przedstawiciele hotelu nie zniechęcali się, jeśli cztery razy przygotowywali ofertę, bo może to piąty klient ich wybierze.
Na naszego ogólnego maila kontaktowego codziennie trafia jakaś informacja o hotelu, ale przeważnie jest ona na tyle ogólna i niesprofilowana, że raczej nie mamy czasu każdej z nich się przyglądać.
Jakiego rodzaju profilowanie mogłoby według Pani zwrócić większą uwagę na wiadomości wysyłane przez hotele?
Pisząc do agencji eventowej warto zwrócić uwagę na walory szczególnie istotne dla agencji. Mail informujący o tym, że „nasz hotel jest wyjątkowo piękny” to trochę za mało, żeby w wirze pracy się przy nim zatrzymać.
Warto podkreślić, że jest to przestrzeń doskonale przygotowana do obsługi wydarzeń, czy to pod względem posiadanych sal i powierzchni, czy dodatkowych usług i atrakcji, znajdujących się w obszarze zainteresowań naszych potencjalnych klientów.
Bardzo dziękuję za rozmowę!
Katarzyna Filar – account manager w agencji Deep Grey, odpowiedzialna m.in. za kontakt z hotelami. Współtworzyła eventy dla takich marek jak CCC, ARAW (Agencja Rozwoju Aglomeracji Wrocławskich), PMI, Viessmann, Opera, JLL, Smith&Nephew, PM Group, PLUGin, Alpine, Orange. Warto odwiedzić stronę agencji na Facebooku »
